איך GlobalStaff חיסלו את כל מחלוקות החשבוניות עם הלקוחות
חברת BPO עם 142 עובדים ב-8 מדינות סבלה ממחלוקות על שליש מהחשבוניות מצד הלקוחות. דוחות נוכחות מאומתים של Timedox סיימו את המחלוקות לצמיתות.
על החברה
GlobalStaff Solutions היא חברת BPO וכוח אדם שמטה שלה במומבאי עם מרכזי אספקה ב-8 מדינות. הם מספקים צוותי תמיכה, הזנת נתונים ותפעול לקוחות ללקוחות מהמגזר הבינוני בצפון אמריקה ואירופה.
מנהל התפעול הראשי רג'ש פאטל מנהל 142 עובדי מיקור חוץ הפרוסים על 18 חוזי לקוחות. האתגר התפעולי הגדול שלו: להוכיח ללקוחות שהעובדים עבדו את השעות שחויבו עליהן.
"כל חשבונית שלישית הפכה למשא ומתן. הלקוחות לא סמכו על הרשומות שלנו."
מעקב הנוכחות של GlobalStaff היה טלאי על טלאי של גיליונות Excel, צ'ק-אין באימייל ויומני תגים באתרי לקוחות. עם עובדים ב-8+ אזורי זמן, מעקב מרכזי היה בלתי אפשרי.
כשלקוחות קיבלו חשבוניות, לא הייתה להם דרך לאמת את השעות באופן עצמאי. מחלוקות היו קבועות, תשלומים התעכבו, ושני לקוחות כבר צמצמו את החוזים שלהם.
“עשינו את העבודה. הצוותים שלנו היו מחוברים ופרודוקטיביים. אבל בלי רשומות מאומתות, כל חשבונית הייתה רק המילה שלנו נגד הספקנות שלהם.”
1 מתוך 3
חשבוניות במחלוקת ללא רשומות מאומתות
8+
אזורי זמן שנוהלו עם גיליונות אלקטרוניים
45 days
עיכוב תשלום ממוצע בחשבוניות במחלוקת
למה הם בחרו ב-Timedox
רג'ש היה צריך נוכחות אוטומטית ומאומתת בכל אזורי הזמן. אפליקציית הדסקטופ של Timedox עם Automatic In-Out סיפקה אימות מבוסס נוכחות בלי להוסיף שום עבודה לעובדים.
“כשהנציגים שלנו מתיישבים בעמדות שלהם, הם מוחתמים כניסה. כשהם עוזבים, הם מוחתמים יציאה. חותמות הזמן מאומתות, אזורי הזמן מדויקים, והדוחות ניתנים לייצוא. זה כל מה שהלקוחות שלי היו צריכים לראות.”
תמיכה בריבוי אזורי זמן פירושה שהשעות של כל חבר צוות נרשמו בזמן המקומי שלו, ואז נורמלו לדיווח ללקוח. אין יותר חשבון אזורי זמן ידני.
נוכחות מאומתת
זיהוי מבוסס נוכחות מספק רשומות נוכחות מוגנות מזיוף.
ריבוי אזורי זמן
טיפול אוטומטי באזורי זמן. זמן מקומי לעובדים, מנורמל ללקוחות.
דוחות לקוח
ייצאו דוחות זמן מאומתים לכל לקוח, חוזה או התקשרות.
מה ש-GlobalStaff Solutions רואים כל יום
אותו לוח בקרה של Timedox שכל לקוח משתמש בו. בלי פיתוח בהתאמה אישית, רק נתונים ברורים.
לוח בקרה
סקירת צוות
פעילים כעת
18
+3 מאתמול
סך שעות
142h
בהפסקה
2
אתרים
4
שרה מילר
מטה ראשי
ג'יימס צ'ן
משרד מרכז העיר
מריה לופז
מרחוק
דיוויד קים
אתר שטח A
מהרשמה ועד אימוץ מלא
אפליקציית הדסקטופ הופצה ב-8 מדינות
צוותי ה-IT בכל מרכז אספקה התקינו את אפליקציית הדסקטופ של Timedox בכל העמדות. Automatic In-Out הופעל כברירת מחדל. לא נדרשה הדרכת עובדים.
דוחות הנוכחות המאומתים הראשונים נשלחו
רג'ש שלח את הדוחות מאומתי ה-GPS והנוכחות של השבוע הראשון ל-5 הלקוחות המובילים שלו. שלושה מהם הגיבו במשוב חיובי תוך 24 שעות.
מחלוקות החשבוניות ירדו לאפס
כל חשבונית כללה כעת דוח נוכחות של Timedox. אף לקוח לא ערער על חשבון. מחזורי התשלום התקצרו מ-45 יום ל-22 יום.
החוזים שצומצמו שוחזרו
שני הלקוחות שצמצמו את החוזים שלהם הפכו את החלטתם אחרי שראו שלושה חודשים של נתוני נוכחות מאומתים. אחד התרחב ב-15%.
Timedox הפכה לכלי מכירה
GlobalStaff הוסיפו 'דיווח נוכחות מאומת מבוסס Timedox' להצעות המכירה שלהם. הם זכו ב-4 חוזים חדשים, כשהלקוחות ציינו את השקיפות כגורם מפתח.
מבפנים ב-GlobalStaff Solutions
המספרים אחרי שנה
0
מחלוקות חשבוניות (היו 1 מתוך 3)
23 days
מחזורי תשלום מהירים יותר (מ-45 ל-22 יום)
4
חוזים חדשים שנזכו בזכות השקיפות
142
עובדים מאומתים אוטומטית ב-8 מדינות
"הלקוחות שלנו נהגו לפקפק בכל חשבונית. עכשיו אנחנו שולחים להם דוחות Timedox ואין שום התנגדות. התשלומים מגיעים מהר יותר, החוזים גדלים, ואנחנו זוכים בעסקים חדשים בזכות השקיפות."
רג'ש פאטל
מנהל תפעול ראשי, GlobalStaff Solutions
צריכים נוכחות מאומתת לצוותי מיקור החוץ שלכם?
Timedox מספקת אימות נוכחות אוטומטי ומבוסס נוכחות בכל אזור זמן. התחילו תקופת ניסיון חינם.