איך UrbanStyle Retail קיצצו את עיבוד השכר ב- 80% ב-14 חנויות
קמעונאי אופנה משיקגו עם 180 עובדים במשרה חלקית ומלאה טבע בהחלפות משמרת ובשכר ידני. Timedox איחדה הכול.
על החברה
UrbanStyle Retail מפעילה 14 חנויות באזור שיקגו רבתי, ומוכרת מוצרי אופנה ולייפסטייל. כוח העבודה שלהם הוא 70% משרה חלקית עם תנודות עונתיות חזקות, ומגיע לשיא של 220+ עובדים בחגים.
רוברט קים מפקח על כל 14 הסניפים כמנהל אזורי. לפני Timedox, לכל חנות היה תהליך רישום שעות משלה, והשכר היה סיוט דו-שבועי שבלע את כל הצוות שלו.
"בכל מחזור שכר, 14 מנהלי חנויות שלחו לי גיליונות אלקטרוניים ב-14 פורמטים שונים."
עם 12+ החלפות משמרת בשבוע וסידורי עבודה של משרה חלקית שהשתנו מדי יום, אף מנהל חנות לא הצליח לשמור על דיוק דוחות הנוכחות. חלקם השתמשו בנייר, חלקם ב-Excel, אחד השתמש בלוח מחיק.
עיבוד השכר לקח 5+ שעות בכל מחזור כי הצוות של רוברט נאלץ להתאים ידנית 14 גיליונות שונים, לרדוף אחרי שעות חסרות, ולחשב מחדש תעריפי שכר לפי תפקיד.
“שילמנו לאנשים לא נכון בכל מחזור. לא בסכומים ענקיים, אבל מספיק כדי שהעובדים ישימו לב ויתלוננו. זה הרס את האמון ואכל את הזמן של הצוות שלי.”
5+ hrs
מבוזבזות בכל מחזור שכר על הכנת שכר ידנית
12+
החלפות משמרת בשבוע ללא מעקב
14
פורמטים שונים של דוחות נוכחות להתאמה
למה הם בחרו ב-Timedox
רוברט היה צריך מערכת אחת לכל 14 החנויות. מצב הקיוסק הנייד של Timedox הפך מכשירים קיימים בכל חנות לשעוני נוכחות משותפים. בלי צורך ברכישת חומרה.
“בכל חנות יש עכשיו טאבלט בחדר ההפסקות שמריץ את מצב הקיוסק של Timedox. העובדים מחתימים כניסה בהקשה. אני רואה את כל 14 החנויות בלוח בקרה אחד ומייצא שכר בלחיצה אחת.”
יכולת תעריפי השכר לפי תפקיד הייתה קריטית. לקופאים, נציגי רצפה ועובדי מחסן יש תעריפים שונים. Timedox מחשבת הכול אוטומטית.
מצב קיוסק
כל טאבלט הופך לשעון נוכחות משותף. בלי עלות חומרה, הקמה מיידית.
לוח בקרה רב-חנויות
כל 14 החנויות בתצוגה אחת. השוו שעות, עלויות ונוכחות.
תעריפי שכר לפי תפקיד
תעריפים שונים לפי תפקיד, מחלקה וּותק. מחושבים אוטומטית.
מה ש-UrbanStyle Retail רואים כל יום
אותו לוח בקרה של Timedox שכל לקוח משתמש בו. בלי פיתוח בהתאמה אישית, רק נתונים ברורים.
לוח בקרה
סקירת צוות
פעילים כעת
18
+3 מאתמול
סך שעות
142h
בהפסקה
2
אתרים
4
שרה מילר
מטה ראשי
ג'יימס צ'ן
משרד מרכז העיר
מריה לופז
מרחוק
דיוויד קים
אתר שטח A
מהרשמה ועד אימוץ מלא
14 חנויות באוויר תוך 3 ימים
כל מנהל חנות התקין את אפליקציית הקיוסק על הטאבלט בחדר ההפסקות. רישום עובד לקח פחות מדקה לאדם. כל 14 החנויות היו באוויר עד יום רביעי.
החלפת המשמרת הראשונה דרך Timedox
במקום שרשראות הודעות בין עובדים למנהלים, החלפות המשמרת עברו דרך האפליקציה. המנהלים אישרו בהקשה אחת, וסידור העבודה התעדכן אוטומטית.
ייצוא השכר הראשון בלחיצה אחת
רוברט ייצא שכר לכל 14 החנויות בלחיצה אחת. מה שפעם לקח 5+ שעות לקח 45 דקות של בדיקה. אפס אי-התאמות.
הגיוס העונתי טופל בחלקות
גיוס החגים הוסיף 40 עובדים זמניים. Timedox טיפלה בהטמעה, בסידור העבודה ובשכר של העובדים העונתיים בלי שום שינוי בתהליך.
תלונות העובדים ירדו לאפס
עם רישום שעות מדויק ושקוף, תלונות על אי-התאמות שכר נעלמו. אמון העובדים השתפר, והצוות של רוברט החזיר לעצמו 10+ שעות בחודש.
מבפנים ב-UrbanStyle Retail
המספרים אחרי שנה
80%
הפחתה בזמן עיבוד השכר
0
תלונות על אי-התאמת שכר במחזור (היו 8+)
10+ hrs
הוחזרו בחודש לכל צוות הניהול
3 days
להטמעת כל 14 החנויות מאפס
"קיצצנו 80% מזמן עיבוד השכר ב-14 החנויות שלנו. מצב הקיוסק אומר שלכל חנות יש שעון נוכחות באפס עלות חומרה. הצוות שלי כבר לא רודף אחרי דוחות נוכחות. אנחנו רק בודקים ומייצאים."
רוברט קים
מנהל אזורי, UrbanStyle Retail
מוכנים לאחד את השכר בכל החנויות שלכם?
Timedox הופכת כל מכשיר לשעון נוכחות. לוח בקרה אחד, ייצוא שכר אחד, כל חנות. התחילו תקופת ניסיון חינם.